Trong câu chuyện về người nông dân đang đẽo cày giữa đường, những người đi ngang qua cứ đưa ra vài lời góp ý "đục thế này", "đẽo thế kia", "làm thế nọ"... Sau cùng, khúc gỗ đẹp đã thành một... mớ vụn mạt cưa nham nhở. Vậy, đặt trong bối cảnh doanh nghiệp thì trong cuộc họp, chúng ta có đang cùng tư duy để đưa ra kết luận tốt nhất hay chỉ đang "đẽo cày giữa đường"?
Trong tổ chức, khi các phòng ban và nhân lực cùng ngồi lại và "gọt đẽo" chiến lược phát triển công ty, kết quả là khúc gỗ quý hay củi vụn, hoàn toàn phụ thuộc vào cách bạn nhận diện và xử lý bốn tác gây sao nhãng và bàn lùi này.
Trong một khảo sát đối với các quản lý cấp cao, 71% nói rằng các cuộc họp thường không hiệu quả và không tạo ra năng suất (1). Một nghiên cứu khác thực hiện trên 20 tổ chức tiết lộ rằng trong cuộc họp, các hành vi như than phiền, chỉ trích người khác... có tương quan với việc công ty có thị phần thấp, ít sáng tạo và sự dấn thân của nhân viên ở mức kém (2).
Không chỉ là các kết quả hay khảo sát kinh nghiệm của người khác, chắc hẳn bản thân bạn - khi ở vị trí quản lý, nhân viên hoặc người chủ trì cuộc họp - cũng có thể thấy được rằng: luôn có nguy cơ "xuất hiện" những thời điểm cuộc họp bị lèo lái sang những nội dung không liên quan đến mục tiêu ban đầu. Chúng không chỉ là những nội dung mang tính tiêu cực như các màn đấu tố, chỉ trích nhau... mà ngay cả sự hào hứng thái quá cũng có thể khiến cả nhóm đi chệch hướng.
4 nguyên nhân khiến chúng ta sao nhãng, bàn lùi trong cuộc họp
Để "chặn đứng" những hành vi gây sao nhãng trong cuộc họp, người quản lý hoặc người chủ trị cuộc họp cần nhận biết được bốn nguyên nhân "đẩy lùi" hoặc làm chệch hướng cuộc họp, cụ thể như sau:
1. Sa lầy vào chi tiết nhỏ: Khi bắt đầu "đào sâu" vào một vấn đề, chúng ta dễ có xu hướng "lún sâu" vào tranh luận mà quên đi các mục tiêu, thậm chí là những mục tiêu chính đã đề ra từ đầu. Từ đó, chúng ta tiêu tốn phần lớn thời gian cuộc họp cho những chuyện nhỏ nhặt.
Ví dụ, cả đội đang thảo luận về chiến lược đề xuất ý tưởng để mời chào dự án (sale pitch) cho khách hàng, mọi người đột nhiên rẽ hướng sang bàn luận về màu sắc và bố cục cho bài thuyết trình, hoặc việc đối tác thích ăn, uống món nào để chọn nhà hàng mời dùng bữa... trong khi đó chẳng phải là phần quan trọng nhất của sale pitch.
2. Tư duy tiêu cực: Một nguyên nhân phổ biến khiến cuộc họp bị chệch hướng là do tư duy tiêu cực hoặc tư duy không hiệu quả (negative/unproductive thinking) và chứng lo âu phổ quát. Người có tư duy tiêu cực và lo âu sẽ có bốn biểu hiện sau:
Khái quát hóa quá mức (overgeneralization): Ví dụ, một nhân viên thấy việc kinh doanh trà sữa trong khu phố họ sinh sống không hiệu quả và rút ra kết luận rằng trà sữa không còn là mặt hàng ưa chuộng của giới trẻ và phản đối công ty phát triển dòng sản phẩm này. Khái quát hóa quá mức khiến cho góc nhìn của chúng ta bị phiến diện.
Lún sâu vào những giả định không căn cứ, kèm với thái độ lo âu bi quan: Khi đưa ra giả định không có căn cứ, quyết định của chúng ta sẽ không chính xác và không có ý nghĩa. Các giả định bi quan này xuất phát từ thái độ lo âu và tâm thế "thảm họa hóa" (catastrophization) - khi chỉ tập trung vào viễn cảnh tiêu cực mà không có sự cân nhắc hoặc phản biện thì chúng ta có xu hướng kịch tính mọi thứ theo viễn cảnh xấu nhất. Lúc đó, ta không còn năng lực nhìn ra giải pháp.
Việc đưa ra các giả định bi quan như sợ dự án sẽ thất bại, đồng nghiệp cướp công... khiến chất lượng cuộc họp đi xuống, thậm chí rơi vào ngõ cụt.
Thái độ chỉ trích: Một chuyên viên thiết kế tuyên bố trong cuộc họp rằng dòng sản phẩm công ty đang làm sẽ là một thất bại vì khâu thiết kế bao bì không hoàn hảo. Thái độ bi quan cố chấp khiến cả đội khó đưa ra được giải pháp khả thi cho vấn đề và sự chỉ trích khiến mọi người cảm thấy áp lực và tự hoài nghi bản thân.
3. Lý luận dựa trên cảm tính: Nếu chúng ta luôn để cảm xúc chen vào các quyết định chung thì cuộc họp sẽ không đạt được mục tiêu đề ra. Chẳng hạn, người A cho rằng người B, thiếu nhiệt tình trong dự án mà mình đã đề ra, nên việc cho người đó tham gia vào dự án sẽ gây cản trở; nhưng người A cũng không đưa ra được bằng chứng chứng minh cho sự thiếu nhiệt tình của người B.
Sự phán xét đầy cảm tính khiến cuộc họp đi lệch khỏi trọng tâm ban đầu.
4. Tranh cãi những vấn đề không có giải pháp: Cuộc họp sẽ không thành công, nếu các thành viên mãi tập trung vào những vấn đề vượt ngoài khả năng xử lý trong thời điểm hiện tại. Quay về với ví dụ ở trên về việc sa lầy vào tiểu tiết, các thành viên cuộc họp có thể đưa ra giải pháp là làm nhiều phiên bản để khách lựa chọn, hoặc để đối tác chủ động chọn địa điểm gặp mặt. Điều này có thể giúp họ thoát khỏi vòng luẩn quẩn "chín người mười ý".
4 giải pháp giữ mọi cuộc họp tập trung vào mục tiêu ban đầu
Để đảm bảo tính hiệu quả của cuộc họp, người dẫn dắt cần áp dụng bốn giải pháp dưới đây để làm chủ cuộc họp và đưa cả nhóm đi đúng hướng.
1. Xây dựng khung sườn để tránh chệch hướng
Xác định mục tiêu cần bàn bạc trong cuộc họp: Trước khi triển khai một cuộc họp, hãy dành ra dù chỉ vài phút để làm một agenda (tạm dịch là các mục tiêu/chương trình nghị sự), bao gồm câu trả lời của một số đề mục như: "Cuộc họp này sẽ giải quyết những mục tiêu/vấn đề nào?", "Thời lượng dự kiến là bao lâu?", "Ai phải tham gia và bao nhiêu phòng ban báo cáo?", "Vấn đề nào cần ưu tiên giải quyết và vấn đề nào không?"... và quan trọng nhất là xác định được tiêu chí đánh giá kết quả và chất lượng cuộc họp.
Một cuộc họp thành công cần có bố cục rõ ràng với các mục tiêu đã được bàn bạc và thống nhất.
Tái định hướng cuộc họp khi xảy ra sự chệch hướng: Trong buổi họp, có thể phát sinh nhiều ý kiến và giải pháp trái chiều, điều quan trọng là người dẫn dắt phải có kỹ năng tổng hợp và dung hòa để kéo các thành viên về lại những vấn đề chính của cuộc họp khi xảy ra sự chệch hướng.
2. Rèn luyện tư duy giải pháp và khả năng nhìn bức tranh tổng quát
Tư duy tập trung vào giải pháp thay vì vấn đề: Thay vì tập trung vào vấn đề, người chủ trì cuộc họp nên điều hướng cả nhóm suy nghĩ về biện pháp khắc phục, cùng "căng não" thảo luận (brainstorm) chiến lược nếu có để đạt được mục tiêu đã định.
Tập nhìn bức tranh tổng quát thay vì săm soi tiểu tiết: Hãy quan tâm tới những mục tiêu của cuộc họp: Kết quả của cuộc họp đang hướng đến mục đích lâu dài nào? Việc thảo luận nội dung này đóng góp gì cho mục đích lâu dài kia?
Nếu việc giải quyết vấn đề này chưa ảnh hưởng gì đến kế hoạch tổng, chúng ta có thể tạm thời gác lại chuyện đó và tập trung cho các mục tiêu quan trọng và ưu tiên hơn.
3. Hạn chế tác nhân gây bàn lùi và dẹp bỏ thái độ bi quan
Chỉ mời những người trực tiếp tham gia hoặc có tác động đến dự án mà cuộc họp đang thảo luận. Việc mời đúng người sẽ hạn chế được nhiều tác nhân gây sao nhãng hoặc bàn lùi kế hoạch chung.
Trấn an các thành viên hay lo âu bằng các phân tích thực chứng. Nếu người chủ trì họp có thể đảm bảo được tính khả thi của giải pháp thông qua nghiên cứu các trường hợp (case study) hoặc dữ liệu phân tích, báo cáo doanh số hay xu hướng thị trường, thì nhân viên có thể sẽ bớt lo âu và tập trung hơn.
4. Giao tiếp rõ ràng – "nói có sách, mách có chứng"
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu. Hạn chế thuật ngữ quá chuyên môn sẽ giúp những người tham dự thuộc các trình độ khác nhau đều hiểu đúng và đủ thông điệp, cũng như các mục tiêu bàn bạc.
Đảm bảo thành viên hiểu được tầm quan trọng của cuộc họp. Hãy giải thích lý do vì sao cần phải tổ chức buổi họp này, buổi họp này sẽ giúp giải quyết điều gì và tác động ra sao đến công việc hiện hành.
Nếu các thành viên đều hiểu rõ tầm quan trọng của cuộc họp, họ sẽ thấy được sự cấp bách và ý nghĩa của cuộc họp, cũng như thấy sự quan trọng của mình đối với dự án.
Cho các thành viên hiểu rằng sự tham gia của họ là quan trọng và cần thiết đối với cuộc họp. Khi thấy được tác động của mình đối với sự thay đổi tích cực của dự án, các thành viên sẽ chủ động tham gia và đóng góp nhiều hơn cho cuộc họp. Việc ghi nhận sự đóng góp của các thành viên là cách để họ tránh cảm thấy nhàm chán.
Luôn phát biểu kèm theo số liệu và bằng chứng. Để tránh phát biểu theo cảm tính, người chủ trì cuộc họp nên đề xướng nguyên tắc thực chứng cho cuộc họp. Khi đó, những phát biểu trong cuộc họp đều có căn cứ, có trích dẫn và số liệu chứng minh, thay vì chỉ là phỏng đoán chủ quan.
Comments