Theo dự báo, Gen Z sẽ chiếm tới 27% nhân lực toàn cầu vào năm 2025 (1). "Tiếng nói" của thế hệ này là không nhỏ trong các công sở, tổ chức, doanh nghiệp ở khắp mọi nơi. LeLa Journal đã có nhiều vài viết về những khác biệt quan điểm do khoảng cách thế hệ giữa Gen Z và cấp trên ở môi trường làm việc, vậy còn ý kiến của Gen Z về chính họ thì sao? Các bạn trẻ liệu có ngồi "ước gì cho thời gian trở lại" để biết trước mình nên làm gì và không nên làm gì, ngay khi chập chững đi làm ở vị trí thực tập?
Trong những năm gần đây, gần như toàn bộ các thực tập sinh (intern) đang làm việc đều thuộc Gen Z. Một số bối cảnh chuyên ngành đặc thù cũng có tồn tại vị trí nhân viên tập sự (trainee), với tính chất công việc chuyên biệt nhưng lượng trách nhiệm khá tương đồng với intern (2).
Vào năm 2021, một thực tập sinh tại HBO Max đã vô tình gửi một email đến một lượng lớn người dùng của hãng. Email với tiêu đề "Integration Email Test #1" (nghĩa là "Email tích hợp bản nháp #1") này đã khiến HBO Max phải lên tiếng đính chính ngay trên kênh Twitter chính chủ (3). Đây có thể được xem như một lỗi lầm tai hại, đặc biệt là trong một tổ chức lớn như HBO.
Câu chuyện ấm lòng đằng sau đó chính là việc mọi người trên khắp thế giới đã chia sẻ những mẩu chuyện "kinh dị" về những lỗi lầm ngớ ngẩn khi đi làm của họ, kèm với hashtag #DearIntern để an ủi bạn trẻ thực tập sinh của HBO Max, đồng thời truyền tải một thông điệp rằng: "Chúng ta đều là con người và đều mắc sai lầm, nhưng chúng ta sẽ học hỏi từ những lỗi sai ấy và lớn lên" (2).
Gần đây hơn, vào năm 2022, giới yêu thể thao trên thế giới đã "dậy sóng" vì sự cố bất cẩn của một nhân viên tập sự tại hãng tin BBC News. Cụ thể, người này đã vô tình để một nội dung nháp "test máy" xuất hiện trực tiếp trên màn hình chính của BBC News, với thông điệp không mấy tử tế là "Manchester United là rác rưởi" ("Manchester United are rubbish") (3). Kết quả cũng không nằm ngoài dự đoán là BBC News phải lên tiếng đính chính và xin lỗi.
Từ đó, có thể thấy rằng mỗi thực tập sinh cần phải đi một chặng đường dài để tích lũy khả năng làm việc chuyên nghiệp trong thời đại phát triển này. Có những bài học, nếu biết trước, chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, cũng như giảm được cảm xúc tiêu cực và thất vọng khi làm một thực tập sinh. Sau đây là một số kinh nghiệm mà người viết và LeLa Journal đã tổng hợp lại, để giúp bạn có một kỳ thực tập trọn vẹn nhất.
5 điều không nên làm
1. Đặt kỳ vọng quá cao ở công ty
Có thể bạn sẽ thấy lời khuyên này thật lạ lùng, đặc biệt là khi công ty bạn thực tập có thể là một công ty đầu ngành hoặc nổi tiếng với cách làm việc chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, việc đặt kỳ vọng cao ở công ty bạn sắp làm việc cũng giống như việc bạn đơn phương ký một khế ước "ngầm", nếu công ty không đáp ứng được kỳ vọng (mà thông thường đều là như vậy) thì bạn sẽ thấy rằng công ty đã "vi phạm" khế ước đó (4). Khi đó, kỳ vọng cao sẽ trở thành con dao hai lưỡi, có thể đẩy bạn vào vòng xoáy tự nghi ngờ bản thân, cũng như dễ phán xét và bất mãn với công ty (5).
Chính vì thế, chúng ta có thể áp dụng lối tư duy khắc kỷ để thay vì đặt nặng giá trị mà doanh nghiệp và tổ chức mang lại, hãy tập trung trau dồi bản thân và làm chủ những vấn đề mà ta có thể kiểm soát.
2. Nghỉ việc thiếu chuyên nghiệp
Thực tế là có nhiều nhân sự, vì cảm thấy công việc không phù hợp, đã lựa chọn nghỉ việc ngay lập tức trong giai đoạn thực tập hoặc thử việc.
Chuyện nghỉ việc này vốn không có vấn đề gì, vì xét theo đúng Điều 27 Bộ luật Lao động 2019: "Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động đã giao kết mà không cần báo trước và không phải bồi thường".
Tuy nhiên, để giữ mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên, cũng như tránh ảnh hưởng tới công việc chung của cả tập thể, chúng ta cần tuân thủ thêm những nguyên tắc sau đây, để quá trình làm việc được kết thúc suôn sẻ:
Báo trước cho đồng nghiệp, cấp trên và quản lý trước khi nghỉ và hỏi về các thủ tục bàn giao (handover) công việc.
Hoàn thành các thủ tục bàn giao (handover) và lưu lại bằng văn bản.
Hạn chế bàn luận và đặc biệt là không tiết lộ thông tin của công ty sau khi nghỉ việc.
Về điều này, mời độc giả tham khảo bài viết đã được đăng tải trên LeLa Journal với tựa đề Nghỉ việc giữa thời suy thoái: Là liều lĩnh hay bản lĩnh?.
3. Mất tập trung khi làm việc
Các "tân binh" có thể cảm thấy choáng ngợp khi mới bước chân vào một môi trường mới với văn hóa doanh nghiệp và quy tắc công sở khác trước, dẫn tới mất tập trung, thậm chí là tán gẫu quá nhiều với mong muốn nắm bắt thông tin.
Nhưng hãy nhớ rằng, suy cho cùng, nơi làm việc là để làm việc.
Vì thế, hãy tập trung hoàn thành những mục tiêu chuyên môn và kỹ năng làm việc trước, thay vì mất tập trung để bắt kịp nhịp sống chốn văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt với cấp trên nếu muốn có một vị trí chính thức, hoặc tích lũy được kinh nghiệm, thành tích tốt để bổ sung vào CV nếu muốn tìm một bến đỗ khác sau kỳ thực tập.
4. Vi phạm hợp đồng
Trước khi đặt bút ký vào hợp đồng thử việc hoặc thực tập, các bạn cần đọc thật kỹ những điều khoản có trong hợp đồng để tránh tình trạng "há miệng mắc quai". Bạn cần tập trung nghiên cứu và ghi chú những thông tin quan trọng như Quyền và Nghĩa vụ các bên, mức lương hoặc trợ cấp, và những điều khoản bảo vệ thông tin.
Nếu có thông tin nào chưa rõ, hãy mạnh dạn hỏi lại Phòng Nhân sự hoặc Quản lý, tránh những sự việc đáng tiếc, như trong câu chuyện đã được lan truyền trên mạng xã hội vào tháng 7/2023 về hai nhân viên tập sự vì bất bình đã xóa dữ liệu công ty sau khi nghỉ làm (6).
5. Tránh để quyền lợi bị xâm phạm
Thực tế là có nhiều người chưa đọc hoặc chưa hiểu rõ bộ Luật Lao Động để bảo vệ bản thân khỏi những điều khoản vô lý mang tính chất xâm phạm quyền lợi của người lao động. Sau đây là 3 thông tin quan trọng mà chúng ta cần lưu ý (7), (8):
Điều 25 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc, nhưng chỉ được thử việc một lần đối với một công việc và không quá 180 ngày.
Tiếp đó, Điều 26 Bộ Luật lao động 2019 quy định tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận. Tuy nhiên, tiền lương thử việc ít nhất phải bằng 85% mức lương chính thức của công việc đó.
Nghị định 38/2022/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu Vùng I (bao gồm phần lớn TP.HCM, Hà Nội và các tỉnh thành khác được quy định) là 4.680.000 đồng/tháng và 22.500 (đồng/giờ).
5 điều nên làm
1. Có sự chủ động
Trên thực tế, sự chủ động không nằm ở quy mô lớn lao như là tạo ra hành trình sự nghiệp của mình, tìm kiếm cơ hội đầu tư... mà còn nằm ở những hành động tưởng chừng như rất nhỏ. Bạn có thể chủ động tìm hiểu quy trình, nghiên cứu công cụ và số liệu, tìm tòi đọc tài liệu để mở mang kiến thức chuyên môn.
Chẳng hạn, bạn mới làm ở vị trí chăm sóc khách hàng cho một công ty start-up, khi gặp những "ca khó", hãy thử hỏi trưởng nhóm hoặc người đi trước xem liệu những trường hợp, vấn đề tương tự đã từng xảy ra hay chưa và cách khắc phục trước đây là gì? Nếu chưa, bạn có thể mạnh dạn đề xuất phương án để cả nhóm cùng cân nhắc áp dụng.
Từ những bước nhỏ như vậy, bạn sẽ dễ dàng làm chủ được công việc cá nhân.
2. Tác phong chuyên nghiệp
Tác phong chuyên nghiệp của một người thực tập sinh được thể hiện qua cả hình thức và hành động. Hãy ăn mặc đúng mực và đảm bảo tính lịch sự, chuyên nghiệp nơi công sở. Bên cạnh đó, hãy đến nơi làm việc đúng giờ, hoàn thành deadline đúng hạn và đảm bảo nắm được đúng những nhiệm vụ được giao. Với những vấn đề chưa rõ, bạn nên hỏi ngay người giao nhiệm vụ hoặc quản lý trực tiếp.
3. Kết nối với mọi người
Tất nhiên, sự kết nối ở đây không phải là túm tụm, tụ tập buôn chuyện, gây mất tập trung trong công việc.
Để thực sự kết nối với các đồng nghiệp và quản lý, bạn nên bắt đầu từ những công việc chuyên môn. Bạn có thể lịch sự hỏi đồng nghiệp về những thắc mắc trong công việc, chủ động nhắn tin trao đổi thêm với quản lý về những vấn đề trong nhiệm vụ được giao hoặc xin hướng dẫn... Ai cũng thích những tân binh chủ động nắm bắt công việc. Ngoài ra, sau khi đã kết nối về mặt công việc, bạn có thể kết nối nhiều hơn về những chủ đề như sở thích, đời sống...
4. Cẩn trọng với tài liệu và email
Người viết và LeLa Journal gợi ý bạn một số bước để phòng tránh việc lỡ tay bấm gửi một email chưa hoàn thiện:
Bước 1: Soạn thảo chỉn chu nội dung email
Bước 2: Đọc lại thật kỹ để kiểm tra tiêu đề, nội dung và file đính kèm (nếu có)
Bước 3: Điền email của người được nhận, đặc biệt lưu ý là không điền địa chỉ email trước bước này, nhằm hạn chế rủi ro bấm nhầm gửi đi khi nội dung email chưa hoàn chỉnh
Bước 4: Lựa chọn đúng người gửi, với CC dành cho danh sách email gửi thêm mà tất cả người nhận đều thấy email của người cùng nhận, còn BCC cho danh sách email mà tất cả người nhận đều không thấy bất kỳ ai trong cùng luồng email đó
BCC cũng có thể được dùng để bạn gửi email tới người quản lý trực tiếp, nhằm giúp cấp trên dễ dàng đánh giá tiến độ làm việc của bạn, cũng như sao lưu những nội dung quan trọng.
Bên cạnh đó, với tài liệu, bạn hãy đảm bảo 3 quy tắc sau:
Luôn đảm bảo rằng bạn đã mở quyền truy cập link trước khi gửi (nếu là tài liệu trên Google Drive) để người nhận có thể đọc được. Mẹo nhỏ cho việc này là bạn nên viết ghi chú kèm theo link về trạng thái mở link, như trong "mẫu câu" sau:
"Em xin gửi anh/chị link folder về sự kiện A, với địa chỉ email info@lelajournal.com đã có quyền Truy cập/Chỉnh sửa".
Hệ thống lưu trữ tài liệu có tính logic và rõ ràng để dễ tìm kiếm khi cần
Đặc biệt cẩn trọng với những tài liệu mật và riêng tư của công ty
5. Cuối cùng, hãy tử tế cũng như là chính mình
Đừng ngại ngùng vì những thiếu sót và sai lầm, vì đó là điều bạn cần phải bước qua khi đã dũng cảm dấn thân và hành động. Bên cạnh đó, hãy sống thật tử tế và tích cực để năng lượng đó dẫn bạn gặp được những con người tốt và có một sự nghiệp thăng tiến hơn.
Comments