Điều gì có thể giải thoát bạn khỏi cảnh lúc nào cũng bận tối mặt không có thời gian nghỉ nhưng công việc vẫn luôn dang dang dở dở?
1 ngày 24 giờ là không đủ để bạn hoàn thành công việc. Thậm chí, bạn cắt bớt thời gian nghỉ ngơi, giải trí để vùi đầu vào công việc nhưng mọi thứ vẫn không đâu vào đâu. Chúng ta thường than trách việc quá nhiều nhưng thời gian lại quá ngắn, ước rằng mình có thêm vài giờ đồng hồ mỗi ngày để làm việc và học tập.
Thật trớ trêu, hơn một nửa sự gián đoạn trong ngày lại do chính bản thân chúng ta gây ra - nghĩa là ta tự kéo mình ra khỏi sự tập trung vốn có bằng những thông báo, tin nhắn, cuộc gọi từ mạng xã hội (1). May mắn là, có một phương pháp có thể đưa bạn ra khỏi "vũng lầy" phiền nhiễu đó và quay trở lại với công việc: Pomodoro.
25 phút quyết định chất lượng công việc
Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian được phát triển bởi kỹ sư phần mềm người Ý Francesco Cirillo vào cuối năm 1987 (2). Khi đó, chiếc đồng hồ mà ông dùng để hẹn giờ có hình dáng và màu sắc giống hệt quả cà chua. Đó là lý do phương pháp này tên là pomodoro (nghĩa là cà chua trong tiếng Ý).
Phương pháp trên khuyến khích bạn làm việc trong khoảng 25 phút (một pomodoro) kết hợp 5 phút nghỉ giải lao. Việc giới hạn 25 phút mỗi lần tập trung sẽ khiến bạn nhận ra mình chỉ có chừng này thời gian để hoàn thành mỗi đầu việc. Khi bạn "đánh tiếng" với não bộ rằng mình không có cả ngày để làm việc, lúc đó tự khắc bạn sẽ ý thức không thể lãng phí một chút thời gian nào vào chuyện trì hoãn hay giải trí.
Sau mỗi một pomodoro, khoảng nghỉ 5 phút là thời gian để bạn kiểm tra tin nhắn, thông báo, cuộc gọi, emails… Do đó, trong mỗi pomodoro, bạn có thể yên tâm dồn 100% sự chú ý vào công việc. Việc kết hợp đan xen thời gian làm việc và thời gian nghỉ giúp bạn đảm bảo tiến độ tiến độ công việc mà vẫn kịp thời cập nhật các thông báo khác.
Cách áp dụng Pomodoro vào công việc
Mặc dù Francesco Cirillo đã viết một cuốn sách dày để giới thiệu và chia sẻ về phương pháp này nhưng sức mạnh lớn nhất của nó lại nằm ở sự đơn giản. Chỉ với một vài bước cơ bản mà bất cứ ai cũng có thể dễ dàng áp dụng (3):
Lên danh sách những công việc bạn cần hoàn thành
Bạn có thể bắt đầu với việc lập danh sách những nhiệm vụ trong ngày và chia chúng thành các đầu việc nhỏ, sau đó, ước tính bạn cần bao nhiêu pomodoro tương ứng để hoàn thành.
Ví dụ, bạn cần phải làm một bản PowerPoint thuyết trình. Với nhiệm vụ này, bạn cần ít nhất 3 tiếng để sắp xếp nội dung, tìm kiếm hình ảnh, chèn hiệu ứng. Mỗi đầu việc nhỏ sẽ cần 1 tiếng để thực hiện, vậy bạn cần tổng cộng 6 pomodoro cho nhiệm vụ làm bản thuyết trình, kể cả thời gian nghỉ.
Làm lần lượt từng việc nhỏ sẽ khiến bạn cảm thấy dễ dàng hơn so với việc "bơi" giữa một dự án lớn. Đây cũng là một cách hữu hiệu để thoát khỏi tâm lý trốn tránh.
Đặt hẹn giờ trong 25 phút
Bắt tay vào việc bằng cách đặt hẹn giờ trong 25 phút và tắt mọi thông báo từ điện thoại, máy tính. Bạn sẽ có 5 phút nghỉ ngơi và kiểm tra tin nhắn, cuộc gọi nên đừng lo là bản thân bị "cách ly" với thế giới. Việc thiết lập quy tắc sẽ khiến thói quen và cách làm việc của bạn thay đổi: tránh được sự trì hoãn và duy trì động lực suốt cả ngày.
Một số bộ đếm thời gian pomodoro dành cho người mới bắt đầu mà bạn có thể tham khảo như:
Trang web trên máy tính: Pomofocus, Tomato Timer, Pomodoro, Pomodoro Tracker…
Ứng dụng điện thoại:
Android: Pomodoro Timer Lite, Forest
Tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất
Ôm đồm chưa bao giờ là một thói quen tốt, kể cả trong công việc (4). Làm nhiều việc cùng một lúc chỉ khiến cho bạn phân tâm, dẫn đến chẳng thể làm được việc gì nên hồn. Thay vào đó, bạn chỉ cần tập trung làm một đầu việc đến khi đồng hồ đổ chuông. Việc tập trung vào một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định giúp bạn phát huy tối ưu công suất của bộ não, từ đó mang lại kết quả tốt hơn.
Giải lao sau mỗi 4 pomodoro
Sau pomodoro thứ tư, đã đến lúc tận hưởng khoảng nghỉ nghỉ kéo dài từ 15 đến 30 phút. Thời gian nghỉ ngơi dài hơn này sẽ bổ sung năng lượng cho bạn sau một khoảng thời gian đầy thử thách. Tiếp tục cho đến khi danh sách làm việc của bạn kết thúc.
Hãy tận hưởng khoảng thời gian này bằng cách uống một ly nước mát, nhấm nháp chút đồ ăn nhẹ, đứng dậy giãn cơ hoặc đi bộ ngắn. Lela Journal đã có một bài viết gợi ý những hoạt động và bài tập đơn giản bạn có thể làm chỉ trong 11 phút.
Kỹ thuật pomodoro có thực sự hiệu quả như "lời đồn"?
Hơn 2 triệu người từng sử dụng phương pháp Pomodoro đã cho rằng đây là một cách hữu hiệu để "hack" năng suất làm việc đồng thời giúp thay đổi cuộc sống của họ. Một số nghiên cứu đã chỉ ra Pomodoro giúp quét sạch những trở ngại phổ biến để bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất: chẳng hạn như loại bỏ thói quen ôm đồm, trì hoãn, giảm căng thẳng và tăng năng suất làm việc (5)(6).
Pomodoro có thể là một công cụ tuyệt vời để "lên dây cót" tinh thần, tuy nhiên không phải bất cứ nhiệm vụ hay môi trường làm việc nào cũng phù hợp với kỹ thuật trên.
Có một số công việc đòi hỏi mất hơn 25 phút để hoàn thành. Chẳng hạn như ở một dự án nghiên cứu lớn, bạn cần tập trung cao độ hơn mốc hẹn giờ đặt ra. Dùng Pomodoro sẽ làm gián đoạn cả lộ trình của bạn.
Nghiên cứu đã chứng minh rằng con người phải mất trung bình 23 phút để "đắm chìm" hoàn toàn vào khu vực làm việc "sâu" (7). Với sự ngắt quãng của Pomodoro, đôi khi bạn dừng lại ngay khi bạn vừa tiến vào khu vực làm việc sau đó, dĩ nhiên hiệu suất công việc của bạn cũng trở nên "lỡ cỡ".
Hoặc trong trường hợp chuyện thường xuyên bị gián đoạn là tính chất công việc của bạn (nhận một cuộc gọi, một cuộc họp bất ngờ) thì cấu trúc cứng nhắc của Pomodoro có thể sẽ gây nhiều bất cập.
Phương pháp này cũng không tối ưu nếu bạn làm việc trong một môi trường đòi hỏi nhịp độ nhanh, luôn cần điều chỉnh các nhiệm vụ một cách linh hoạt và nhanh chóng.
Comentarios