Ba định luật Newton tưởng chỉ liên quan đến vật lý, vậy mà lại có nét tương đồng không ngờ với các hiệu ứng tâm lý con người, nhất là trong công việc. Qua đó, bạn có thể hiểu rõ hơn về bản thân và cách áp dụng ba định luật để tối ưu hóa công việc.
Vào năm 1687, Isaac Newton đã xuất bản cuốn sách mang tính đột phá mang tên The Principia: Mathematical Principles of Natural Philosophy (tạm dịch: Những Nguyên lý Toán học Cơ bản về Triết học Tự nhiên) (1). Ở đó, Newton đã định nghĩa lại cách mà thế giới nhìn nhận lĩnh vực vật lý và khoa học, cũng như đưa ra ba định luật nổi tiếng mà ngày nay được gọi là ba định luật Newton (three Newton laws), hoặc cụ thể hơn là các định luật chuyển động của Newton (Newton's laws of motions).
Sau hơn 300 năm, ở thời hiện đại, ba định luật của Newton vẫn giữ nguyên được "vị thế" trong vật lý, cũng như mở rộng ảnh hưởng tới các lĩnh vực khác trong đời sống của chúng ta. Điều này có nghĩa là các định luật có thể được "biến hóa" vào đời sống thực tế và được sử dụng như là một phép loại suy trong việc tăng năng suất công việc, cũng như cải thiện chất lượng cuộc sống.
Bạn có biết? Tâm lý và vật lý cũng có thể liên quan tới nhau (2), thậm chí, thực tế là chúng ta có một phân nhánh mang tên Tâm vật lý học (Psychophysics). Phân nhánh này tập trung vào việc đo lường mối quan hệ giữa các yếu tố vật lý (như ánh sáng, âm thanh, kích thước, màu sắc...) đối với cảm giác, cảm quan của con người.
3 định luật của Newton
1. Định luật I (Định luật quán tính):
Một vật không chịu tác dụng của lực nào hoặc chịu tác dụng của các lực có hợp lực bằng 0–hay các lực cân bằng thì nó vẫn giữ nguyên trạng thái đứng yên hoặc chuyển động thẳng đều.
Định luật này thường được phát biểu dưới dạng phương trình Fnet = 0.
Điều này có nghĩa là tất cả các sự vật luôn có xu hướng cân bằng như ban đầu. Nếu đang chuyển động, chúng sẽ có xu hướng ở lại chuyển động cho đến khi có tác động lực nào đó ngăn lại; nếu đứng yên, chúng sẽ có xu hướng tiếp tục đứng yên cho đến khi có tác động lực phá vỡ trạng thái đó và khiến nó chuyển động.
Khi bạn lái xe hơi trên một đoạn đường thẳng, xe sẽ tiếp tục di chuyển với vận tốc (gần như) không đổi. Điều này xảy ra do lực ma sát giữa bánh xe và mặt đường không đủ lớn để làm thay đổi trạng thái chuyển động của xe. Tuy nhiên, khi bạn đạp phanh, xe sẽ giảm tốc độ hoặc dừng lại hoàn toàn. Điều này xảy ra là vì lực mà bạn vừa phanh tác động lên xe đã giảm vận tốc và làm thay đổi trạng thái chuyển động của xe.
2. Định luật Newton II (Định luật của gia tốc):
Vectơ gia tốc của một vật luôn cùng hướng với lực tác dụng lên vật. Độ lớn của vectơ gia tốc tỉ lệ thuận với độ lớn của vectơ lực và tỉ lệ nghịch với khối lượng của vật.
Định luật này thường được phát biểu dưới dạng phương trình F=ma, với F là lực tác dụng lên vật, m là khối lượng của vật và a là gia tốc của vật đó.
Có một điều quan trọng trong phương trình này là lực F là một vectơ, tức nó mang ý nghĩa là hướng chuyển động. Nói cách khác, nếu một vật tăng tốc theo một hướng cụ thể thì độ lớn của lực tác động và hướng của lực đó sẽ tạo ra sự khác biệt. Tương tự, để hoàn thành một việc cụ thể trong cuộc sống, điều quan trọng không chỉ là bạn làm việc chăm chỉ như thế nào (mức độ), mà còn là nơi áp dụng công việc đó (phương hướng).
Khi bạn đẩy một chiếc ô tô trên mặt đường phẳng, bạn sẽ cảm nhận được mức độ nặng nề tùy thuộc vào khối lượng của chiếc ô tô đó. Đối với một chiếc ô tô nhẹ, nó sẽ dễ dàng di chuyển nhưng khi bạn cố gắng đẩy một chiếc ô tô nặng hơn, nó sẽ di chuyển chậm hơn. Do đó, để di chuyển một chiếc ô tô nặng hơn, bạn cần áp dụng một lực lớn hơn.
3. Định luật Newton III (Định luật về lực trực đối):
Khi một vật tác dụng lực lên vật thể thứ hai, vật thứ hai sẽ tác dụng một lực cùng độ lớn và ngược chiều về phía vật thứ nhất.
Định luật này thường được phát biểu dưới dạng phương trình: FAB=-FBA, với A là động lực, B là phản lực. A làm thay đổi động lượng của B bao nhiêu thì động lượng của A cũng bị thay đổi bấy nhiêu theo chiều ngược lại.
Khi di chuyển trên các phương tiện tàu bè, người chèo/lái thuyền tác động lực đẩy cánh tay để đẩy nước ra phía sau, thì nước cũng sẽ tác động ngược lại bằng cách đẩy thuyền đi về phía trước.
Nhìn chung, các biến số trong ba định luật Newton đều có tính tương đồng với nhiều phương diện trong đời sống hằng ngày như các hoạt động kinh tế và các mối quan hệ xã hội. Như vậy, ta hoàn toàn có thể áp dụng các định luật này vào lĩnh vực công việc để tối ưu hiệu quả với từng trường hợp cụ thể, như trong phần dưới đây.
Đi làm không chỉ theo luật công ty mà còn theo định luật vật lý
Dựa trên sự tương đồng của các biến số trong ba định luật Newton, ta có thể làm rõ các yếu tố liên quan đến hiệu suất công việc, cũng như cách cải thiện, điều chỉnh để đạt hiệu suất tối ưu.
Đối với Định luật I, nếu đang làm việc hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn, hãy tiếp tục duy trì trạng thái của công việc đó. Ngược lại, nếu mắc phải tâm lý trì hoãn gặp khó khăn hoặc cần cải thiện, hãy tìm hiểu về các yếu tố ngoại cảnh và phương án cải thiện (như quản lý, công cụ, quy trình) và điều chỉnh để đạt hiệu suất cao hơn. Cũng giống như một vật đứng yên sẽ mãi đứng yên, nếu trì hoãn, bạn sẽ mãi không hoàn thành được việc gì cả.
Đối với Định luật II, ta dùng công thức F=ma để quy thành các yếu tố trong công việc như sau:
F là hợp lực tác dụng lên vật, cũng là động lực làm việc
m là khối lượng của vật, cũng là trách nhiệm công việc
a là gia tốc (khả năng thay đổi tốc độ của vật qua thời gian), cũng là tốc độ hoàn hoàn thành công việc
Khi động lực làm việc của chúng ta (F) càng lớn thì khả năng làm việc nhanh (a) càng cao; ngược lại, khi bản thân chúng ta lo nghĩ quá nhiều, mang vác đủ thứ trách nhiệm nặng nề (m lớn), khả năng làm việc (a) lại càng thấp. Điều này nghĩa là chúng ta cần hiểu rõ lực tác động lên công việc và tìm cách tối ưu hóa sức mạnh lẫn năng lượng, bao gồm việc sắp xếp công việc, tối ưu hóa tiến trình làm việc và sử dụng công cụ hiệu quả để giảm lực cần áp dụng.
Đối với Định luật III, ta cũng dùng công thức FAB=-FBA để quy các biến số này thành các yếu tố trong công việc như sau:
FAB: động lực, cũng là các yếu tố tích cực tạo nên cảm hứng và động lực
FBA: phản lực, cũng là các yếu tố tiêu cực gây nản chí hoặc giảm hiệu quả
Tất cả chúng ta đều có một tốc độ trung bình khi hoạt động bình thường (3). Có những động lực trong cuộc sống của chúng ta như sự tập trung, niềm vui tích cực... nhưng còn có những phản lực gây cản trở hoặc giảm hiệu quả công việc như căng thẳng và thiếu ngủ (4), (5), hoặc là hệ lụy từ thói quen lý tưởng hóa công việc khi cố gắng thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc (6).
Khi áp dụng những định luật này, chúng ta có thể dần hiểu về một môi trường làm việc tích cực, mà ở đó mọi người cảm thấy được động viên, phản hồi và hỗ trợ lẫn nhau. Điều này không chỉ tăng sự đoàn kết mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của cá nhân lẫn tập thể.
Áp dụng định luật Newton để công việc thuận đà tăng tiến
Từ những mối tương quan kể trên, LeLa Journal đưa ra gợi ý về cách tạo ra các lực tác động để tối ưu hiệu suất làm việc mà các bạn có thể tham khảo.
1. Các phương án nâng cao hiệu suất thông qua duy trì hiệu quả và giảm tâm lý trì hoãn
Xác định sự ưu tiên: Quản lý công việc bằng cách xác định mức độ ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, điều này giúp bạn hoàn thành công việc quan trọng nhất và từ đó, tránh trì hoãn. Bạn có thể dùng Ma trận Eisenhower để xác định những việc Quan trọng/Không quan trọng và Khẩn cấp/Không khẩn cấp để xác định mức độ ưu tiên (7).
Chống lại sự xao nhãng: Quy tắc 2 phút giúp bạn cắt giảm sự phân tán và giữ tinh thần tập trung để đạt được hiệu suất cao hơn: Nếu có một công việc nào đó có thể hoàn thành nhanh trong vòng 2 phút thì hãy bắt tay thực hiện công việc đó ngay trước tiên (8).
Tập trung vào tiến trình, không phải kết quả: Thay vì cứ hướng tới mục tiêu lớn, hãy tập trung vào việc cải thiện mỗi ngày dù chỉ là chút ít (8).
Sử dụng công cụ quản lý thời gian: Áp dụng các công cụ và phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, chẳng hạn như kỹ thuật Pomodoro được phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980 (9). Theo đó, chúng ta có thể chia công việc thành các khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn với trung bình khoảng 25 phút (các giai đoạn nhỏ, định mức thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi) hoặc sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian để giúp theo dõi và lập kế hoạch công việc.
Đánh giá và cải tiến hiệu suất: Liên tục đánh giá hiệu suất công việc để tự mình đưa ra các phương án cải tiến. Việc đánh giá liên tục sẽ giúp bạn làm việc sát sao hơn và có sự điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa công việc.
Nhìn chung, duy trì hiệu quả, "giữ vững phong độ" làm việc và giảm trì hoãn trong công việc là cách quan trọng để nâng cao hiệu suất và đạt được thành tựu cao hơn trong môi trường công việc.
2. Các phương án nâng cao hiệu suất thông qua việc tối ưu hóa quy trình
Để nâng cao hiệu suất thông qua việc tối ưu hóa quy trình làm việc, đầu tiên, cần phân tích và đánh giá các quy trình làm việc hiện tại và những vấn đề còn, tìm hiểu xem quy trình còn lãng phí nguồn lực ra sao và các khó khăn cụ thể là gì.
Xác định mục tiêu và chuẩn mực: Chi tiết hóa mục tiêu và chuẩn mực qua các chỉ số đo lường như OKR và KPI (10), (11)... Các chỉ số đo lường là công cụ tối ưu giúp xác định điểm xuất phát và mục tiêu cần đạt được khi tối ưu hóa quy trình (12).
Áp dụng công nghệ và tự động hóa: Sử dụng công nghệ và phần mềm để tự động hóa các bước trong quy trình làm việc. Việc tự động hóa giúp tăng tốc độ, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian và công sức.
Cải thiện luồng thông tin và giao tiếp: Đảm bảo luồng thông tin và giao tiếp trong quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả bằng cách giao tiếp thông qua các hình thức chính thống như email, workplace... một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Tối giản và loại bỏ bước không cần thiết: Loại bỏ các bước không cần thiết và lãng phí trong quy trình làm việc để giảm thiểu nguồn lực và tiết kiệm thời gian, gián tiếp nâng cao hiệu suất.
Liên tục theo dõi và cải tiến: Điều quan trọng là liên tục theo dõi quy trình làm việc sau khi đã tối ưu hóa và tiến hành các phương án cải tiến. Việc cải tiến liên tục giúp chúng ta duy trì hiệu suất và đảm bảo rằng quy trình luôn được tối ưu hóa để đáp ứng các yêu cầu mới và sự thay đổi trong công việc.
3. Các phương án nâng cao hiệu suất thông qua xây dựng môi trường làm việc với ngoại cảnh tích cực và có sự tương tác cao
Để nâng cao hiệu suất thông qua xây dựng môi trường làm việc với ngoại cảnh tích cực, có một số phương pháp cụ thể mà bạn có thể tham khảo như sau:
Tạo không gian làm việc thoải mái: Sự hài lòng với môi trường làm việc có mối liên hệ tích cực nhất với năng suất tự đánh giá và hạnh phúc tại nơi làm việc (13). Do đó, chúng ta cần tự xây dựng môi trường làm việc cho mình với tiêu chí thoải mái, ánh sáng tự nhiên và không gian mở với nhiều cây xanh giúp tạo ra môi trường tích cực và tạo động lực cho nhân viên.
Khuyến khích giao tiếp và hợp tác: Luôn mở lòng với việc chia sẻ ý kiến và cởi mở trong việc lắng nghe người khác đóng góp ý tưởng để giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn, tăng tính tương tác giữa các phòng ban hoặc cá nhân để đảm bảo rằng mọi yếu tố đều góp phần giúp chúng ta tự tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
Tạo sự cân bằng công việc và cuộc sống (14): Đặc điểm tính cách và lòng tự trọng cá nhân sẽ quyết định chúng ta đặt nặng vai trò của công việc đến mức độ ra sao, nhưng dù thế nào, hãy luôn giữ bản thân trong sự cân bằng bằng cách đảm bảo bản thân luôn sự hài lòng với toàn bộ cuộc sống của mình và sự chuyên nghiệp để có thể đạt được ngay cả khi làm việc nhiều giờ mà không phải trải qua căng thẳng kéo dài.
Không ngừng phát triển bản thân và nâng cao chuyên môn: Đầu tư vào phát triển cá nhân và chuyên môn để ngày càng trở nên tự tin và chủ động trong công việc. Liên tục phát triển kỹ năng mới giúp chúng ta nâng cao lòng tự trọng, hạnh phúc hơn trong công việc và cải thiện hiệu suất làm việc.
Bạn có biết, khoa học vẫn đang tiếp tục nghiên cứu về các "non-Newton fluid" (tạm dịch là dung dịch phi Newton) với độ nhớt không tuân theo các định luật của Newton độ nhớt (15). Thực tế, các dung dịch phi Newton đã tồn tại khá nhiều trong cuộc sống của chúng ta như bơ, ketchup, phô-mai... Điểm đặc biệt của dung dịch này là khi bạn tác động lực mạnh vào khối dung dịch, nó ngay lập tức trở nên rắn chắc, nhưng nếu bạn chỉ tác động lực nhỏ, khối dung dịch sẽ lỏng hơn rất nhiều. |
Tương tự như vậy, việc tối ưu công việc không chỉ là tìm mọi cách thúc đẩy bản thân hay dồn ép công việc, mà còn là loại bỏ những tác động quá tiêu cực. Bước đầu tiên để làm việc công việc hiệu quả hơn là biết rõ những gì mình kỳ vọng, đặt ra các mục tiêu khả thi, có lịch trình chi tiết và không ngừng tìm kiếm nguồn cảm hứng cho bản thân. Và quan trọng nhất, chúng ta cần nhớ rằng càng dồn ép, công việc càng căng, chúng ta càng không thể làm việc hiệu quả.
Commentaires