Nghiên cứu tâm lý cho thấy con người thường hành động vì những thứ khẩn cấp hơn là làm những việc quan trọng có thể tạo ra nhiều giá trị. Vì sao lại như vậy? Chúng ta nên thiết kế một ngày làm việc - hay sâu xa hơn là một đời người - như thế nào để hiệu quả hơn dựa theo quy tắc tâm lý này?
Qua nhiều thử nghiệm, các nhà khoa học quan sát thấy sự chú tâm của con người có một dạng thức lặp lại. Đó là chúng ta cứ bị cuốn vào các nhiệm vụ cấp bách về mặt thời gian hơn là dành sự quan tâm đến những công việc ít khẩn cấp, ngay cả khi thứ ít khẩn cấp mang lại giá trị (hoặc sự tưởng thưởng) lớn hơn (1).
Tâm lý này được gọi là “Hiệu ứng khẩn cấp ảo” (Mere-Urgency Effect), khi mà chúng ta liên tục phản hồi và giải quyết những việc mang tính nhất thời thay vì theo đuổi những gì thực sự quan trọng. Đặt trong bối cảnh một ngày, đó là lúc bạn ưu tiên trả lời tin nhắn, email, điện thoại... hoặc làm những chuyện ngoài lề nhưng vẫn chưa thể tập trung hoàn thành công việc chính trong ngày. Đặt trong bối cảnh cuộc đời, đó là việc trì hoãn những gì mình muốn làm về dài hạn để chạy đi "dập tắt" những "ngọn lửa" bùng lên ngay trước mắt.
Stephen Covey, tác giả quyển sách Bảy thói quen hiệu quả đã định nghĩa về hai khái niệm này như sau (2):
Nhiệm vụ khẩn cấp: Những vấn đề đòi hỏi phải hành động ngay lập tức. Các việc khẩn cấp thường đi kèm với những hậu quả rõ ràng nếu không thể hoàn thành. Tuy nhiên, nếu ta dành quá nhiều thời gian để "dập lửa" sẽ dẫn đến căng thẳng và kiệt sức vì lúc nào cũng cảm thấy bề bộn, tất bật.
Nhiệm vụ quan trọng: Những vấn đề đóng góp vào mục tiêu dài hạn và giá trị cuộc sống. Khi tập trung vào nhiệm vụ quan trọng, chúng ta sẽ quản lý thời gian, năng lượng và sự chú ý của mình thay vì để hoang phí các nguồn lực này.
Stephen Covey cũng lưu ý rằng: "Những công việc quan trọng mang tính chủ quan và phụ thuộc vào các giá trị, mục tiêu cá nhân của từng người. Không ai khác có thể xác định điều gì quan trọng đối với chính bạn".
Vậy nên làm gì để cân bằng được hai yếu tố này? Dưới đây, LeLa Journal tổng hợp một số lời khuyên từ các chuyên gia để độc giả tham khảo cách quản lý thời gian cho mình.
Năng suất: Ưu tiên thực hiện những điều quan trọng
Năng suất không có nghĩa là làm nhiều việc hơn mỗi ngày mà là hoàn thành những việc quan trọng một cách nhất quán. Bất kể chúng ta đang làm công việc gì, chỉ có một vài nhiệm vụ thực sự là quan trọng. Nếu dành sự ưu tiên cho công việc quan trọng nhất, chúng ta sẽ luôn hoàn thành được nó và cảm thấy an tâm hơn để thực hiện những việc khác.
Nghiên cứu cũng khẳng định, sức mạnh ý chí thường đạt mức cao nhất vào buổi sáng vì não bộ đã được làm mới sau giấc ngủ để sẵn sàng đối mặt với các thử thách (3). Đồng thời, càng gần đến cuối ngày, có thể nhiều nhiệm vụ bất ngờ xuất hiện khiến chúng ta ít có khả năng sử dụng thời gian như đã dự tính.
Nếu bạn là một "cú đêm", không cần quá lo lắng vì những người thức khuya cũng có thể làm ra được thành quả tuyệt vời như những người dậy sớm. Ưu tiên làm việc quan trọng trước nhất trong ngày thật ra cũng tương tự như việc chúng ta nên dành một khoảng thời gian và không gian nhất định để làm cho xong những thứ cần thiết, bất kể thời điểm hoặc địa điểm nào miễn là phù hợp với lịch trình của bản thân.
Quản lý cảm giác lo lắng
Chính vì mang tính chất quan trọng và dài hạn, những công việc cần thiết sẽ mang đến cảm giác lo lắng vì chúng ta sợ xảy ra sai sót, sợ thất bại. Chẳng hạn như lần đầu thực hiện một thử thách, phát triển sự nghiệp mới, có những cuộc trò chuyện khó xử, đối mặt và sửa chữa sai lầm… đòi hỏi ở chúng ta khả năng chịu đựng các cảm xúc khó chịu.
Ngủ từ 7 đến 9 giờ đồng hồ một đêm là một chuyện cần thiết, nhưng đổi lại phải hy sinh thời gian làm việc và giải trí. Học một kỹ năng mới sẽ giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp, nhưng lại phải đối mặt với cảm giác nhàm chán hoặc nản lòng khi chưa thấy tiến bộ. Nghiên cứu cho biết, khi ở trong trường hợp này, việc thừa nhận và gọi tên những cảm xúc cụ thể đang diễn ra chính là bước cơ bản để giảm tải các cảm xúc khó chịu (4).
Khi quản lý được các cảm xúc này, chúng ta sẽ theo đuổi những mục tiêu quan trọng - thứ nằm ngoài "vùng an toàn" của bản thân - một cách tốt hơn.
Nhìn vào bức tranh toàn cảnh
Dwight Eisenhower - Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người có thể duy trì năng suất làm việc đáng kinh ngạc trong nhiều thập kỷ đã từng nói: "Điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp và điều khẩn cấp hiếm khi quan trọng" (5). Các công việc bên lề, không hướng đến mục tiêu chính có thể gây sao nhãng và chiếm nhiều thời gian hơn bình thường. Chỉ lướt mạng xã hội 15 phút sẽ dễ trở thành một tiếng đồng hồ trước khi bạn kịp nhận ra hoặc chọn quần áo để đi tập thể dục cũng có thể mất thời gian bằng một nửa thời lượng thực sự tập luyện.
Một cách hiệu quả để xác định những gì quan trọng trong ngày, hay trong cuộc sống là loại bỏ bớt các nhiệm vụ không hướng đến mục tiêu mà bạn mong muốn. Đặt câu hỏi "Tôi đang hướng đến điều gì?" và “Việc này có thực sự cần thiết không?” sẽ giúp chúng ta tránh lãng phí thời gian. Bên cạnh đó, việc tự quy định giới hạn giờ giấc khi thực hiện (chẳng hạn như bắt đầu nhận thức mình đã dành bao nhiêu thời gian cho điều đó) cũng là một cách để chúng ta tránh sa đà và dây dưa vào những công việc khẩn cấp.
Nhìn chung, việc khẩn cấp sẽ đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, còn việc quan trọng thường thiên về mục đích sống, định hướng rõ ràng và sự nhất quán trong chặng đường dài. Khẩn cấp hay quan trọng là tùy thuộc vào hoàn cảnh của mỗi người. Chúng ta nên nhận biết cả hai kiểu hành động này để tránh dành nhiều năm tháng theo đuổi những gì khẩn cấp nhưng không bắt đầu với những thứ ta cho là nên làm.
Comentarios