Những năm gần đây, xu hướng làm việc từ xa mang lại khá nhiều lợi ích cho cả nhà tuyển dụng và đội ngũ lao động. Người lao động được linh hoạt, tự chủ và toàn quyền kiểm soát thời gian sao cho phù hợp nhất với mình. Tuy nhiên, nếu vừa chuyển sang hình thức làm việc này hoặc chưa biết cách tập trung để quản lý quỹ thời gian hiệu quả, chúng ta nên áp dụng một số phương pháp sau đây để tận dụng tối đa lợi ích của xu hướng lao động mới này.
Tập trung cao độ là kỹ năng không thể thiếu
Tác giả quyển sách Deep Work - Cal Newport đã giới thiệu về khái niệm deep work (tạm dịch: làm việc sâu hoặc làm việc thấu đáo, chuyên sâu) giúp bạn tập trung cao độ để hoàn thành công việc một cách xuất sắc trong thời đại có nhiều “phiền nhiễu” đến từ bên ngoài như hiện nay.
Cụ thể, Newport cho rằng: “Làm việc chuyên sâu (deep work) là các hoạt động chuyên môn được thực hiện ở trạng thái tập trung cao độ - không bị phân tán tư tưởng nhằm thúc đẩy khả năng nhận thức đi đến điểm giới hạn. Những nỗ lực này giúp tạo ra giá trị mới cho công việc và cải thiện kỹ năng vốn có” (1).
Tập trung cao độ có tầm quan trọng lớn trong xã hội hiện nay. Một là vì chúng ta đang có nhiều tiến bộ mới về công nghệ và giải trí trong cuộc sống, nhưng điều đó cũng góp phần lôi kéo sự chú ý của chúng ta về nhiều hướng khác nhau, khiến mỗi người khó tập trung vào những gì quan trọng và ý nghĩa nhất. Hai là vì những công việc đòi hỏi sự tập trung chuyên sâu bao gồm các thao tác không thể tự động hóa nhờ phần mềm hoặc thuật toán, mà cần đến sự sáng tạo và kinh nghiệm thực tiễn của con người. Tập trung sâu mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp vì nhân viên có khả năng cho ra đời những ý tưởng, sản phẩm đổi mới và xuất sắc hơn trên thị trường.
Trái với trạng thái làm việc sâu là làm việc hời hợt. Cal Newport định nghĩa nó như sau: “Đó là công việc không yêu cầu trình độ nhận thức quá cao, thuộc dạng công việc hậu cần, thường được thực hiện khi bị phân tâm. Những nỗ lực này có xu hướng không tạo ra nhiều giá trị mới và dễ bị sao chép”. Trong khi tư duy sâu đòi hỏi nỗ lực tập trung lớn, làm việc hời hợt chỉ cần một ít hoặc thậm chí không cần đến sự chú tâm. Nó thường khiến ta bị đứt mạch sáng tạo vì những mối quan tâm tức thời, giả sử như liên tục gửi và nhận email, họp hành hay lướt mạng…
Để có hiệu suất tối ưu khi làm từ xa và tránh được những sự phân tâm không cần thiết, chúng ta nên áp dụng phương pháp deep work (làm việc chuyên sâu - tập trung cao độ) trong một khoảng thời gian nhất định của ngày làm việc.
Gợi ý hành động:
Đặt các quy tắc về thời gian cho những công việc không cần tập trung sâu, ví dụ: trả lời email 2-3 lần/ngày; sắp xếp lịch họp và gọi điện trao đổi trong một khoảng thời gian riêng, chẳng hạn như vào 10g sáng.
Thời gian còn lại khi không bị phân tâm bởi nhiều thứ, hãy dành ra vài giờ để làm việc sâu (nên thực hiện ít nhất 2-4 giờ đồng hồ trở lên).
Bạn có thể sử dụng các công cụ áp dụng phương pháp Pomodoro như Tide, Forest, Pomodor… để tập trung hoàn thành nhiệm vụ trong 25 phút và nghỉ 5 phút, sau đó lại tiếp tục chu kỳ 25 phút làm việc.
Nếu được, hãy cố gắng tránh việc giao tiếp bên ngoài trong thời gian tập trung sâu. Mỗi khi chúng ta dừng lại để hồi đáp, tâm trí sẽ phải chuyển hướng suy nghĩ, đánh mất dòng chảy sáng tạo đang có khi tư duy sâu sắc.
Nếu không có không gian riêng, bạn có thể đeo tai nghe vào để mọi người hiểu là bạn đang làm việc chuyên tâm. Đây chính là một tín hiệu rõ ràng gửi đến xung quanh rằng bạn đang cần tập trung vào những gì mình làm và phải hoàn thành cho xong.
Lưu ý rằng, làm việc từ xa vẫn nên có sự kết nối giữa các nhân viên vì điều này giúp họ không bị cô lập, tốt cho sức khỏe tinh thần và đẩy mạnh tiến độ làm việc. Chỉ cần biết sắp xếp thời gian hợp lý, sự giao tiếp giữa các đồng nghiệp làm việc từ xa vẫn sẽ luôn được duy trì hiệu quả.
Khi cần tổ chức họp, hãy chuẩn bị sẵn những ý cần nói, cụ thể là nêu lên các vấn đề cần thảo luận và chỉ ra các nhiệm vụ cần giải quyết cho riêng từng người.
Cân bằng công việc và đời sống cá nhân
Làm việc từ xa mang đến sự tự do đáng kể cho người lao động. Họ được tự thiết kế môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả nhất, có nhiều giờ hơn trong ngày vì không phải tốn thời gian di chuyển, được thực hiện hoạt động yêu thích cá nhân như dành thời gian tập thể dục trước khi làm việc, nấu ăn buổi trưa thay vì mua đồ ở quán, tham gia các lớp học thêm sau giờ làm…
Tuy nhiên, yếu tố thường khó duy trì nhất ở hình thức làm việc này đó là ranh giới giữa công việc và cuộc sống riêng tư. Nếu không có một lịch trình cụ thể cho thời gian làm việc và nghiêm túc áp dụng nó, nhân viên có thể sẽ bị mất cân bằng và dẫn đến tình trạng quá tải.
Một cuộc khảo sát năm 2021 với hơn 700 chuyên gia nhân sự và các lãnh đạo trên khắp thế giới cho thấy, người làm việc từ xa trải qua mức độ kiệt sức nhiều hơn 24% so với người đi làm trực tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức từ xa & trực tiếp (2).
Nhân viên sẽ nhận thấy mức độ hiệu quả được cải thiện phần nào, nhưng đó cũng có thể là do họ đang làm việc nhiều giờ hơn bình thường. Bởi sự ngăn cách vật lý giữa môi trường công sở và môi trường cho đời sống cá nhân hầu như không còn, nhiều người sẽ cảm thấy khó khăn khi phải rút phích cắm và “tắt” những suy nghĩ về công việc trong đầu.
Tạo dựng ranh giới lành mạnh là điều cần thiết để bạn đạt được sự cân bằng, bền vững, tránh những căng thẳng và thích nghi tốt hơn với hình thức làm việc được xem là ngày càng phổ biến trong hiện tại và tương lai này.
Gợi ý hành động:
Hãy lên lịch trình cụ thể cho ngày làm việc, thức dậy và ăn sáng vào cùng một thời điểm mỗi ngày để tạo thói quen, tương tự với các hoạt động khác. Làm sao bảo đảm chúng ta bắt đầu và kết thúc ngày làm theo khung giờ chính xác như đã đặt ra. Khi làm việc, hãy áp dụng phương pháp tập trung sâu được nêu ở trên và cố gắng hết mình hoàn thành công việc. Khi ngày làm việc kết thúc, hãy dừng lại và tập trung vào cuộc sống cá nhân của bạn. Mấu chốt là lên một lịch trình phù hợp và bám sát nó.
Tạo không gian làm việc chuyên dụng sẽ giúp chúng ta phân biệt rõ đâu là nơi để sinh hoạt hằng ngày (như ăn với gia đình, xem phim, thư giãn…) và đâu là nơi dành riêng cho việc tư duy trí óc.
Nên chia ra các khoảng nhỏ để nghỉ ngơi thường xuyên, cung cấp năng lượng cho buổi làm việc tiếp theo để tránh cảm giác mệt mỏi khi phải thực hiện một thứ quá lâu. Bạn có thể pha một cốc nước mình thích hoặc đi dạo, vận động trong vài phút để mở mang tâm trí và giảm tải căng thẳng. Bất cứ điều gì giúp bạn phục hồi não bộ trong thời gian ngắn đều tốt, kể cả việc nhìn ra cửa sổ một lúc hoặc chỉ nhắm mắt nghỉ ngơi.
Một số người xung quanh thường lầm tưởng rằng bạn không phải đến văn phòng làm việc thì sẽ có nhiều thời gian cho những việc linh tinh khác. Hãy thiết lập ranh giới rõ ràng và nói cho người thân và bạn bè hiểu rằng dù đang ở nhà bạn vẫn cần hoàn tất một khối lượng công việc như bình thường. Nếu không tập trung, có khả năng bạn sẽ phải làm đến hết ngày.
Để tâm trí bạn tạm ngưng suy nghĩ về công việc và sống trọn vẹn trong những khung giờ cá nhân, hãy lên kế hoạch nghiêm túc cho việc gặp gỡ bạn bè, dành thời gian cho người thân hoặc theo đuổi một số sở thích ngoài lề như: tập gym, tập yoga, thiền, học nhảy, làm gốm, vẽ tranh hay học ngoại ngữ…
Commentaires